miércoles, 29 de marzo de 2017

MODELADO DE DATOS

Modelado de datos

 Modelos de datos

 Definición

Un modelo es un conjunto de herramientas conceptuales para describir datos, sus relaciones, su significado y sus restricciones de consistencia.

 Características

  • Es el proceso de analizar los aspectos de interés para una organización y la relación que tienen unos con otros.
  • Resulta en el descubrimiento y documentación de los recursos de datos del negocio.
  • El modelado hace la pregunta " Qué ? " en lugar de " Cómo ? ", ésta última orientada al procesamiento de los datos.
  • Es una tarea difícil, bastante difícil, pero es una actividad necesaria cuya habilidad solo se adquiere con la experiencia.

 Metas y beneficios

  • Registrar los requerimientos de datos de un proceso de negocio.
  • Dicho proceso puede ser demasiado complejo y se tendrá que crear un "enterprise data model", el cual deberá estar constituído de líneas individuales.
  • Permite observar:
    • Patrones de datos
    • Usos potenciales de los datos

 

 Tipos de modelado de datos

Basicamente son 3:
  • Conceptual: muy general y abstracto, visión general del negocio/institución.
  • Lógico: versión completa que incluye todos los detalles acerca de los datos.
  • Físico: esquema que se implementara en un manejador de bases de datos (DBMS).
En las siguientes secciones se analizarán los aspectos relacionados con el modelado conceptual, más adelante y teniendo ya un modelo lógico se procederá a estudiar la representación física del mismo.

 Modelado de Datos Conceptual

 Conceptos básicos

Algunos aspectos a considerar al momento de realizar el modelado/análisis
  • No pensar físicamente, pensar conceptualmente
  • No pensar en procesos, pensar en estructura
  • No pensar en navegación, pensar en términos de relaciones

 Modelos conceptuales

Existen distintos tipos de modelos conceptuales:
Basados en registros
  • Jerárquico: datos en registros, relacionados con apuntadores y organizados como colecciones de árboles
  • Redes: datos en registros relacionados por apuntadores y organizados en gráficas arbitrarias
  • Relacional: datos en tablas relacionados por el contenido de ciertas columnas
Basados en objetos
  • Orientado a objetos: datos como instancias de objetos (incluyendo sus métodos)
  • Entidad-relación: datos organizados en conjuntos interrelacionados de objetos (entidades) con atributos asociados


Modelo Entidad-Relación

 Definición

Generalmente todo modelo tiene una representación gráfica, para el caso de datos el modelo más popular es el modelo entidad-relación o digrama E/R.
Se denomina así debido a que precisamente permite representar relaciones entre entidades (objetivo del modelado de datos).
El modelo debe estar compuesto por:
  • Entidades
  • Atributos
  • Relaciones
  • Cardinalidad
  • Llaves

 Conjuntos de entidades y atributos

  • Entidades: todo lo que existe y es capaz de ser descrito (sustantivo).
  • Atributos: es una característica (adjetivo) de una entidad que puede hacer 1 de tres cosas:
    • Identificar
    • Relacionar
    • Describir

En el diseño se pueden considerar 3 categorías de atributosEjemplos de entidades con sus atributos
  • Simples o compuestos: ya sea que el atributo sea un todo o bien este compuesto
    • Color es simple, toma valores rojo, azul, etc
    • Nombre es compuesto, contiene nombre de pila, apellido materno, apellido materno
  • Con valores simples o multivaluados: en base a si consisten de un solo valor o un conjunto de valores.
    • Telefono o Teléfonos
  • Derivados: que se pueden calcular en base a otros atributos
    • El promedio de préstamos se puede derivar si tenemos los valores de cada préstamo realizado a un persona
NOTA: en la práctica es mejor considerar "siempre" a todos los atributos como simples y con valores simples

Modelos tempranos
Modelo jerárquico

Modelo de red
Modelo en red
Modelo de fichero invertido
Modelo relacional
Artículo principal: Modelo relacional

  1. el orden de los atributos es irrelevante
  1. no puede haber tuplas repetidas
  1. cada atributo sólo puede tener un valor.
Modelo dimensional

Estos modelos que se describen a continuación fueron populares en las décadas 1960-1970, pero hoy en día se encuentran sólo en sistemas heredados. Se caracterizan principalmente por tener características de navegación con fuertes conexiones entre la estructura física y la lógica, y poseen alta dependencia en los datos.

En un modelo jerárquico, los datos están organizados en una estructura arbórea (dibujada como árbol invertido o raíz), lo que implica que cada registro sólo tiene un padre. Las estructuras jerárquicas fueron usadas extensamente en los primeros sistemas de gestión de datos de unidad central, como el Sistema IMS por IBM, y ahora se usan para describir la estructura de documentos XML. Esta estructura permite relaciones 1:N entre los datos, y es muy eficiente para describir muchas relaciones del mundo real: tablas de contenido, ordenamiento de párrafos y cualquier tipo de información anidada.
Sin embargo, la estructura jerárquica es ineficiente para ciertas operaciones de base de datos cuando el camino completo no se incluye en cada registro. Una limitación del modelo jerárquico es su incapacidad para representar de manera eficiente la redundancia en datos.
En la relación Padre-hijo: El hijo sólo puede tener un padre pero un padre puede tener múltiples hijos. Los padres e hijos están unidos por enlaces. Todo nodo tendrá una lista de enlaces a sus hijos.

El modelo de red expande la estructura jerárquica, permitiendo relaciones N:N en una estructura tipo árbol que permite múltiples padres. Antes de la llegada del modelo relacional, el modelo en red era el más popular para las bases de datos. Este modelo de red (definido por la especificación CODASYL) organiza datos que usan en dos construcciones básicas, registros y conjuntos. Los registros contienen campos que puede estar organizados jerárquicamente, como en el lenguaje COBOL. Los conjuntos definen relaciones N:N entre registros: varios propietarios, varios miembros. Un registro puede ser un propietario de varios conjuntos, y miembro en cualquier número de conjuntos.
El modelo en red es una generalización del modelo jerárquico, en tanto está construido sobre el concepto de múltiples ramas (estructuras de nivel inferior) emanando de uno o varios nodos (estructuras de nivel alto), mientras el modelo se diferencia del modelo jerárquico en que las ramas pueden estar unidas a múltiples nodos. El modelo de red es capaz de representar la redundancia en datos de una manera más eficiente que en el modelo jerárquico.
Las operaciones del modelo de red se realizan por de navegación: un programa mantiene la posición actual, y navega entre registros siguiendo las relaciones entre ellos. Los registros también pueden ser localizados por valores claves.
Aunque no es una característica esencial del modelo, las bases de datos en red implementan sus relaciones mediante punteros directos al disco. Esto da una velocidad de recuperación excelente, pero penaliza las operaciones de carga y reorganización.
Entre los SGBD más populares que tienen arquitectura en red se encuentran Total e IDMS. IDMS logró una importante base de usuarios; en 1980 adoptó el modelo relacional y SQL, manteniendo además sus herramientas y lenguajes originales.
La mayoría de bases de datos orientadas a objetos (introducidas en 1990) usan el concepto de navegación para proporcionar acceso rápido entre objetos en una red. Objectivity/DB, por ejemplo, implementa 1:1, 1:N, N:1 y N:N entre distintas bases de datos. Muchas bases de datos orientadas a objetos también soportan SQL, combinando así la potencia de ambos modelos.

En un fichero invertido o de índice invertido, los datos contenidos se usan como claves en una tabla de consulta (lookup table), y los valores en la tabla se utilizan como punteros a la localización de cada instancia. Esta es también la estructura lógica de los índices de bases de datos modernas, los cuales introducen sólo el contenido de algunas columnas en esa tabla de consulta. El modelo de fichero invertido puede poner los índices en ficheros planos para acceder a sus registros de manera eficiente.
Implementaciones notables de este modelo de datos la realizó Adabas de Software AG, aparecida en 1970. Adabas logró una importante base de usuarios y está soportada aún hoy. En la década de 1980 adoptó el modelo relacional y SQL, manteniendo sus propias herramientas y lenguajes.

Modelo relacional El modelo relacional fue introducido por E.F. Codd en 19701 con el objetivo de querer hacer los SGBD más independientes de las aplicaciones. Es un modelo matemático definido en términos de lógica de predicados y teoría de conjuntos, y se han implementado con él SGBDs para mainframe, ordenadores medios y microordenadores.
Los productos referidos como base de datos relacional de hecho implementan un modelo que es sólo una aproximación al modelo matemático definido por Codd. Existen tres términos usados con profusión en el modelo relacional de bases de datos: relacionesatributos y dominios. Una relación equivale a una tabla con filas y columnas. Las columnas de una relación se llaman con rigor atributos, y el dominio es el conjunto de valores que cada atributo puede tomar.
La estructura básica de datos del modelo relacional es la relación (tabla), donde la información acerca de una determinada entidad (p. ej. "empleado") se almacena en tuplas (filas), cada una con un conjunto de atributos (columnas). Las columnas de cada tabla enumeran los distintos atributos de la entidad (el nombre del "empleado", dirección y número de teléfono, p. ej.), de modo que cada tupla de la relación "empleado" representa un empleado específico guardando los datos de ese empleado concreto.
Todas las relaciones (es decir, tablas) en una base de datos relacional han de seguir unas mínimas reglas:
Una base de datos puede contener varias tablas, cada una similar al modelo plano. Una de las fortalezas del modelo relacional es que un valor de atributo coincidente en dos registros (filas) –en la misma o diferente tabla– implica una relación entre esos dos registros. Es posible también designar uno o un conjunto de atributos como "clave", que permitirá identificar de manera única una fila en una tabla.
Dicha clave que permite identificar de manera unívoca una fila en una tabla se denomina "clave primaria". Las claves son habitualmente utilizadas para combinar datos de dos o más tablas. Por ejemplo, una tabla de empleados puede contener una columna denominada "departamento"", cuyo valor coincida con la clave de una tabla denominada "departamentos". Las claves son esenciales a la hora de crear índices, que facilitan la recuperación rápidas de datos de tablas grandes. Una clave puede estar formada por cualquier columna o por una combinación de varias columnas, denominándose clave compuesta. No es necesario definir todas las claves por adelantado; una columna puede usarse como clave incluso si no estaba previsto en origen.
Una clave que tenga un significado en el mundo físico (tal como un nombre de persona, el ISBN de un libro o el número de serie de un coche) a veces se denomina clave "natural". Si no existe una clave natural viable, se puede asignar un sucedáneo arbitrario (como dar a una persona un número de empleado). En la práctica la mayor parte de las bases de datos tienen a la vez claves sucedáneas y naturales, dado que las claves sucedáneas pueden usarse internamente para crear enlaces íntegros entre filas, mientras que las claves naturales tienen un uso menos fiable a la hora de buscar o enlazar con otras bases de datos.
El lenguaje de interrogación más común utilizado con las bases de datos relacionales es el Structured Query Language (SQL).

El modelo dimensional es una adaptación especializada del modelo relacional usada para almacenar datos en depósitos de datos, de modo que los datos fácilmente puedan ser extraídos usando consultas OLAP. En el modelo dimensional, una base de datos consiste en una sola tabla grande de datos que son descritos usando dimensiones y medidas. Una dimensión proporciona el contexto de un hecho (como quien participó, cuando y donde pasó, y su tipo). Las dimensiones se toman en cuenta en la formulación de las consultas para agrupar hechos que están relacionados. Las dimensiones tienden a ser discretas y son a menudo jerárquicas; por ejemplo, la ubicación podría incluir el edificio, el estado y el país. Una medida es una cantidad que describe el dato, tal como los ingresos. Es importante que las medidas puedan ser agregados significativamente -por ejemplo, los ingresos provenientes de diferentes lugares puedan sumarse.
En una consulta OLAP, las dimensiones y los hechos son agrupados y añadidos juntos para crear un informe. El modelo dimensional a menudo es puesto en práctica sobre el modelo relacional usando un esquema de estrella, consistiendo en una tabla que contiene los datos y tablas circundantes que contienen las dimensiones. Dimensiones complicadas podrían ser representadas usando múltiples tablas, usando un esquema de copo de nieve.
Un almacén de datos (data warehouse) puede contener múltiples esquemas de estrella que comparten tablas de dimensión, permitiéndoles ser usadas juntas. El establecimiento de un conjunto de dimensiones estándar es una parte importante del modelado dimensional.

 Llaves

  • Super llave: conjunto de uno o más atributos que "juntos" identifican de manera única a una entidad
  • Llave candidata: es una super llave mínima
  • Llave primaria: la seleccionada para identificar a los elementos de un conjunto de entidades.
Ejemplo:
Teniendo los atributos de la entidad "persona"
NombreDirecciónTeléfonoCURP

    • Las superllaves serían:
      • Nombre y Dirección
      • Nombre y CURP
      • CURP
    • Las llaves candidatas serían
      • Nombre y Dirección
      • CURP
    • La llave primaria sería
      • CURP


Categorías de atributos

NOTA: como se mencionó anteriormente NO es lo mejor el emplear estos atributosEjemplos de atributos derivados, compuestos y multivaluados

Entidades débiles

  • Una entidad débil es aquella que no posee una llave primaria
  • Para existir dependen de una relación con una entidad fuerte
  • Pueden contener algun atributo "discriminante" que podría considerarse como aquel que lo distingue pero no de manera única, de ahí que no se considere como llave

 Guías de nombramiento
Es importante mantener guías o reglas para poder tener una documentación uniforme y consistente de todos los datos.
  • Entidades: una sola palabra (en singular) y con mayúsculas
  • Atributos:
    • FirstName
    • first_name
    • de relacion: VendorID, ProductName
  • Valores: definir que valores son válidos (NULL no es un valor)

Cardinalidades

En base al número de instancias involucradas en cada relación, éstas presentan un cardinalidad, que puede ser:

(Muchos a Muchos)

(Uno a Muchos)

(Uno a Uno)


 Múltiples relaciones entre 2 entidadesRelaciones (a)uno-muchos, (b)muchos-uno,(c) uno-uno
Es posible mantener muchas relaciones entre las mismas entidades, inclusive con distintas cardinalidades siempre y cuando cada una represente algo totalmente independiente de las otras. No se puede asumir que las relaciones se complementan o ni mucho menos que compartan atributos.

Especialización y generalización
Es el principio de "herencia"
Las entidades de bajo nivel heredan todos los atributos de las entidades de mayor nivel
  • Si se considera de arriba hacia abajo se considera como especialización
  • Si se considera de abajo hacia arriba se considera como generalización

Nota
: es importante mencionar que las entidades de menor nivel no poseen una llave primaria, únicamente la entidad de nivel superior es la que tiene entre sus atributos dicha llave y en consecuencia la "hereda" a las entidades especializadas.Especialización y generalización
Restricciones en las generalizaciones
De pertenencia al nivel más bajo
  • Definido por condición: alguna condición (inclusive atributo) en el nivel alto define si una entidad puede o no pertenercer al nivel más bajo.
  • Definido por usuario: dadas ciertas condiciones basadas en el juicio de la experiencia se decide si se puede o no pertenecer a dicho nivel.
De pertenencia entre entidades en el nivel bajo
  • Disjuntas (disjoint): una entidad no puede pertenecer a 2 conjuntos de entidades de dicho nivel
  • Traslape (overlapping): una entidad si puede pertenercer a 2 conjuntos de entidades

   Principios de diseño

Fidelidad: se debe crear siempre un modelo que satisfaga las necesidades del problema, no sirve un modelo correcto si no cumple con la realidad que se pretende representar.
Evitar redundancia: una de las ventajas del diagrama e-r es que nos permite distinguir de una manera fácil y visual todos los entes y sus relaciones, de manera que es muy fácil identificar si un atributo se esta repitiendo en varias entidades o si una relación es innecesaria.
Simplicidad: siempre hay que procurar hacer el modelo tan simple como sea posible (sin olvidar la fidelidad) de manera que sea fácil de entender, fácil de extender y fácil de implementar.
Escoger los elementos correctos: es ocasiones es difícil identificar si una relación, elemento o atributo es correcto, para ello hay que analizar en perspectiva el diagrama y, por ejemplo si se observa una entidad con solo un atributo y que únicamente presenta relaciones de 1, entonces probablemente estamos hablando de un atributo y no de una entidad.
Relaciones n-arias: Aún cuando se pueden presentar casos en los que una relación terciaria o n-aria parezca más conveniente, es mejor siempre pensar en términos de relaciones binarias únicamente. En el peor de los casos de que exista una relación n-aria forzosa, lo que se debe hacer es convertir esa relacion R en entidad E y corregir todas las relaciones que tenía R de manera que ahora esa nueva entidad se relacione con todas las entidades que anteriormente esta.
Otras notaciones
La notación mostrada en las secciones anteriores es solo una de las existentes, aún cuando todas en esencia representen el mismo concepto existen una gran variedad de simbologías y depende de cada persona el escoger aquella que más le convenga.

Notación E/R (1) Ross, (2) Bachmann, (3) Martin, (4) Chen, (5) Rumbaugh
Por otro lado, Booch con su propuesta de un lenguaje de modelado unificado "UML" (Unified Modeling Language) abarca los aspectos de "relaciones" aplicables no solo al contexto de bases de datos sino al de programación y muchos otros más.

  • El modelado es la actividad más delicada e importante en la realización de una aplicación con base de datos
  • Al igual que en el desarrollo de un sistema, toda modificación al esquema de base de datos debe realizarse primero en el modelo conceptual, no en el lógico ni en el físico.
  • La habilidad de crear buenos modelos es una cualidad que se adquiere con la experiencia.


INTERFAZ DE ACCESS


Access 2013 presenta una interfaz de usuario con cambios notables respecto a las versiones anteriores, sobre todo las anteriores a Access 2007. Con Access 2007, se introdujeron dos componentes principales de la interfaz de usuario: la cinta y el panel de navegación. Ahora se ha modificado la cinta y se ha agregado un tercer componente de la interfaz de usuario, la vista Backstage de Microsoft Office, una novedad de Access 2013.

Los tres componentes principales de la interfaz de usuario de Access 2013 son:
  • Cinta de opciones es la cinta de fichas a lo largo de la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos.
  • Vista Backstage es la colección de comandos que se ven en la ficha Archivo de la cinta.
  • Panel de navegación es el panel en el lado izquierdo de la ventana del programa de Access que le permite trabajar con objetos de base de datos. El panel de navegación reemplazó la ventana Base de datos en Access 2007.
Estos tres elementos proporcionan el entorno en el que crear y usar bases de datos.

Cinta de opciones

La cinta de opciones es el reemplazo principal de los menús y las barras de herramientas de las versiones anteriores a Access 2007. Se compone principalmente de fichas con grupos de botones.
La cinta de opciones tiene fichas principales que agrupar comandos relacionados que se usan normalmente, fichas contextuales que aparecen sólo cuando puede usarlos, y herramientas de acceso rápido, una pequeña barra de herramientas que puede personalizar con sus comandos favoritos.
En las fichas de la cinta de opciones, algunos de los botones proporcionan una galería de opciones, mientras que otros inician un comando.

La vista Backstage

La vista Backstage es nueva en Access 2013. Contiene los comandos y la información que se aplican a toda una base de datos, como Compactar y reparar, así como comandos que hubiera en el menú archivo en versiones anteriores, como la impresión.

El panel de navegación

El panel de navegación ayuda a organizar los objetos de base de datos y es el medio principal abran o cambien el diseño de un objeto de base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos que estaba en versiones de Access anteriores a Access 2007.
El panel de navegación está organizado por categorías y grupos. Puede elegir entre una variedad de opciones de la organización y también puede crear su propia combinación de organización personalizada en el panel de navegación. De forma predeterminada, una nueva base de datos utiliza la categoría tipo de objeto, que tiene los grupos que corresponden a los distintos tipos de objeto de base de datos. La categoría de tipo de objeto organiza los objetos de forma similar a la ventana Base de datos predeterminada se muestran en las versiones anteriores de la base de datos.
Puede minimizar el panel de navegación y también puede ocultar, pero no puede ocultar el panel de navegación al abrir los objetos de base de datos frente a él.

La vista Backstage

La vista Backstage ocupa la pestaña archivo en la cinta de opciones y contiene muchos de los comandos que hubiera en el menú archivo en versiones anteriores de Access. La vista Backstage también contiene otros comandos que se aplican a un archivo de base de datos completa. Cuando abra Access pero no abrir una base de datos (por ejemplo, abrir acceso desde el menú Inicio de Windows), verá la vista Backstage.
Ficha Nuevo en la vista Backstage
En la vista Backstage, puede crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente, publicar una base de datos en la Web a través del servidor de SharePoint y realizar varias tareas de mantenimiento de base de datos y archivos.

Crear una nueva base de datos en blanco

  1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.
    Aparece la vista Backstage.
  2. Siga uno de estos procedimientos:
    • Crear una nueva base de datos
      1. En plantillas disponibles, haga clic en base de datos web en blanco.
      2. A la derecha, en base de datos web en blanco, escriba un nombre para el archivo de base de datos en el cuadro Nombre de archivo o use el que se proporciona para usted.
      3. Haga clic en crear.
        Se crea la nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.
    • Crear una nueva base de datos de escritorio
      1. En plantillas disponibles, haga clic en base de datos en blanco.
      2. A la derecha, en base de datos en blanco, escriba un nombre para el archivo de base de datos en el cuadro Nombre de archivo o use el que se proporciona para usted.
      3. Haga clic en crear.
        Se crea la nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.
Access 2010 proporciona varias plantillas con el producto y se pueden descargar más desde Office.com. Una plantilla de Access es una base de datos prediseñada con tablas de diseñadas profesional, formularios e informes. Plantillas le ofrecen una gran ventaja cuando se crea una nueva base de datos.

Crear una nueva base de datos de una plantilla de ejemplo

  1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.
    Aparece la vista Backstage.
  2. Haga clic en plantillas de ejemploy, a continuación, busque las plantillas disponibles.
  3. Cuando encuentre la plantilla que desea usar, haga clic en esa plantilla.
  4. A la derecha, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el que se proporciona.
  5. Haga clic en crear.
    Access crea la nueva base de datos de la plantilla y lo abre.
Puede descargar plantillas de Access adicionales de office.com directamente desde la vista Backstage.

Crear una nueva base de datos de una plantilla de Office.com

  1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.
    Aparece la vista Backstage.
  2. En el panel Plantillas de Office.com , haga clic en una categoría y, a continuación, cuando aparezcan las plantillas de esa categoría, haga clic en una plantilla.
  3. En el cuadro Nombre de archivo , escriba un nombre de archivo o use el que se proporciona.
  4. Haga clic en Descargar.
    Access automáticamente descargas de la plantilla, crea una nueva base de datos, basado en esa plantilla, lo almacena en la carpeta de documentos (por ejemplo, la carpeta Mis documentos) y abre la base de datos.
Al abrir (o crear y abrir) una base de datos, Access agrega el nombre de archivo y la ubicación de la base de datos a una lista interna de los documentos usados más recientemente. Esta lista se muestra en la pestaña recientes de la vista Backstage para que se pueden abrir fácilmente las bases de datos usados más recientemente.

Abrir una base de datos usado recientemente

  1. Inicie Access.
  2. En la vista Backstage, haga clic en Reciente y, a continuación, haga clic en la base de datos que desea abrir.
    Access abre la base de datos.

Abrir una base de datos desde la vista Backstage

  1. Inicie Access.
  2. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Abrir, busque y seleccione un archivo y haga clic en Abrir.
    Se abre la base de datos.

Cinta de opciones

La cinta de opciones reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas, además de constituir la principal interfaz de comandos de Access 2010. Una de las principales ventajas de la cinta de opciones es que fusiona en una sola ubicación las tareas o los puntos de entrada que requerían la visualización de menús, barras de herramientas, paneles de tareas u otros componentes de la interfaz de usuario. De este modo, se dispone de una única ubicación en la que buscar los comandos.
Cuando se abre una base de datos, la cinta de opciones aparece en la parte superior de la ventana principal de Access, donde se muestran los comandos en la ficha de comandos activa.
Cinta de opciones de Access
La cinta de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Access 2010, las fichas de comandos principales son ArchivoInicioCrearDatos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados, y estos grupos contienen algunos de los demás elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta las opciones visualmente.
Los comandos que están disponibles en la cinta de opciones también reflejan el objeto activo actualmente. Por ejemplo, si tiene una tabla abierta en la vista Hoja de datos y hace clic en Formulario en la ficha Crear, en el grupo Formularios, Access crea el formulario, según la tabla activa. Es decir, el nombre de la tabla activa se especifica en la propiedad OrigenDelRegistro del nuevo formulario. Además, algunas fichas de la cinta de opciones sólo aparecen en determinados contextos. Por ejemplo, la ficha Diseño sólo aparece cuando tiene un objeto abierto en la vista Diseño.
Se pueden usar métodos abreviados de teclado con la cinta de opciones. Todos los métodos abreviados de las versiones anteriores de Access siguen vigentes. El Sistema de acceso de teclado reemplaza los aceleradores de menú de las versiones anteriores de Access. Este sistema usa pequeños indicadores con una sola letra o una combinación de letras que aparecen en la cinta de opciones al presionar la tecla ALT. Estos indicadores muestran el método abreviado de teclado que activa el control situado debajo.
Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos disponibles en esa ficha.

Seleccionar una ficha de comandos

  1. Inicie Access.
  2. Haga clic en la pestaña que desee.
O bien,
  1. Inicie Access.
  2. Presione y suelte la tecla ALT.
    Aparecen las sugerencias de teclado.
  3. Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la ficha de comandos que desee seleccionar.
Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma más rápida y más directa es usar el método abreviado de teclado asociado al comando. Si conoce el método abreviado de una versión anterior de Access, también tiene que funcionar en Access.
Para obtener más información sobre los métodos abreviados de teclado, visite el tema sobre los Métodos abreviados de teclado de Access.

Ejecutar un comando

  1. Inicie Access.
  2. Haga clic en la pestaña correspondiente al comando. La tabla siguiente muestra un ejemplo representativo de las pestañas y los comandos disponibles en cada ficha. Las pestañas y los comandos disponibles cambian dependiendo de lo que se esté haciendo.
Ficha de comandos
Acciones comunes que se pueden realizar
Inicio
Seleccionar una vista diferente.
Copiar y pegar del Portapapeles.
Configurar las actuales características de fuente.
Configurar la actual alineación de fuente.
Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo.
Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales, Ortografía, Más).
Ordenar y filtrar los registros.
Buscar registros.
Crear
Crear una nueva tabla vacía.
Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.
Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos actual que se vincule a la lista recién creada.
Crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño
Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva tabla dinámico o un nuevo gráfico dinámico.
Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase.
Datos externos
Importar o Vincular a datos externos.
Exportar datos.
Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.
Crear importaciones y exportaciones guardadas.
Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas
Herramientas de base de datos
Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de SharePoint nuevo o existente.
Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro.
Crear y ver relaciones entre las tablas.
Mostrar u ocultar dependencias de objetos
Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento.
Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access (Sólo tablas).
Administrar los complementos de Access.
Crear o editar un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
  1. Haga clic en el control que represente el comando. Asimismo, si conoce el método abreviado de teclado correspondiente al comando de una versión anterior de Access, aplíquelo mediante el teclado.
    O bien,
    Presione y suelte la tecla ALT.
    Aparecen las teclas de acceso.
    Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado asociada al comando que desee.

Fichas de comandos contextuales

Además de las fichas de comandos estándar, Access 2010 también tiene fichas de comandos contextuales. Según el contexto (es decir, según el objeto con el que se trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo), puede que aparezca una o varias fichas de comandos contextuales junto a las fichas de comandos estándar.
Fichas contextuales

Activar una ficha de comandos contextual

  • Haga clic en la ficha de comandos contextual.
O bien,
  1. Presione y suelte la tecla ALT.
    Aparecen las teclas de acceso.
  2. Presione la tecla o las teclas mostradas en la tecla de acceso correspondiente a la ficha de comandos contextual.
Las fichas de comandos contextuales contienen comandos y características que se usan en un contexto específico. Por ejemplo, cuando se abre una tabla en la vista Diseño, las fichas contextuales contienen comandos que se aplican únicamente cuando se trabaja con una tabla en esa vista. Otro ejemplo: cuando se abre una tabla en la vista Diseño, aparece una ficha de comandos contextual denominada Diseño junto a la ficha Herramientas avanzadas. Cuando se hace clic en la pestaña Diseño, en la cinta de opciones se muestran los comandos que están disponibles únicamente cuando el objeto está en la vista Diseño.
Galerías   
La cinta de opciones también incluye un control denominado galería. El control de galería está diseñado para ayudarle a centrarse en conseguir los resultados deseados. En vez de mostrar simplemente los comandos, el control de galería muestra el resultado de usar dichos comandos. El objetivo es proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que Access 2010 puede hacer, haciendo hincapié en los resultados y no sólo en los comandos en sí.
Galería de márgenes
Las galerías tienen diferentes formas y tamaños. Hay un diseño de cuadrícula, una representación similar a un menú que se despliega, e incluso un diseño de cinta de opciones que coloca el contenido de la galería en la cinta de opciones.

Ocultar la cinta de opciones

Puede que a veces se requiera un poco más de espacio en el área de trabajo. Por ese motivo, se puede contraer la cinta de opciones de modo que quede únicamente la barra con las fichas de comandos. Para ocultar la cinta de opciones, haga doble clic en la ficha de comandos activa. Para volver a mostrarla, vuelva a hacer doble clic en la ficha de comandos activa.

Ocultar y restaurar la cinta de opciones

  1. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada).
  2. Haga doble clic de nuevo en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de opciones.

Barra de herramientas de acceso rápido

La Barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas adyacente a la cinta de opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El conjunto predeterminado de comandos incluye GuardarDeshacer y Rehacer, y puede personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido de modo que incluya otros comandos que use con más frecuencia. Asimismo, puede modificar la ubicación de la barra de herramientas y cambiar el tamaño pequeño predeterminado a grande. La barra de herramientas pequeña aparece junto a las fichas de comandos de la cinta de opciones. Cuando se cambia al tamaño grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo largo de toda la cinta de opciones.
Barra de herramientas de acceso rápido

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

  1. Haga clic en la primera flecha desplegable a la derecha en la barra de herramientas.
  2. En Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, sólo tiene que hacer clic en el comando que desea agregar.
    O bien, si no aparece el comando, haga clic en Más comandos y siga con el siguiente paso de este procedimiento.
  3. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, seleccione el comando o los comandos que desee agregar y, a continuación, haga clic en Agregar.
  4. Para quitar un comando, resáltelo en la lista a la derecha y, a continuación, haga clic en Quitar. Asimismo, puede hacer doble clic en el comando en la lista.
  5. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

Panel de navegación

Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, los nombres de los objetos de la base de datos aparecen en el panel de navegación. Los objetos de la base de datos son las tablas, los formularios, los informes, las páginas, las macros y los módulos. El panel de navegación reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access. Si usaba la ventana Base de datos para llevar a cabo una tarea en una versión anterior, ahora va a realizar esa tarea mediante el panel de navegación. Por ejemplo, si desea agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra esa tabla en el panel de navegación.
NOTA: El panel de navegación no está disponible en un explorador web. Para usar el panel de navegación con una base de datos de web, primero debe abrir esa base de datos mediante Access.
Panel de navegación Northwind 2007
Para abrir un objeto de base de datos o aplicar un comando a un objeto de base de datos, haga clic con el botón secundario en el objeto y seleccione un elemento del menú contextual. Los comandos del menú contextual varían según el tipo de objeto.

Abrir un objeto de base de datos, como una tabla, un formulario o un informe

  • En el panel de navegación, haga doble clic en el objeto.
    O bien,
    En el panel de navegación, seleccione el objeto y, a continuación, presione ENTRAR.
    O bien,
  • En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en un objeto y después haga clic en Abrir.
Observe que puede configurar una opción para que se abran los objetos con un solo clic en el cuadro de diálogo Opciones de navegación.
En el panel de navegación se dividen los objetos de la base de datos en categorías que contienen grupos. Algunas son categorías predefinidas, pero también se pueden crear grupos personalizados.
De manera predeterminada, el panel de navegación aparece cuando se abre una base de datos, inclusive las bases de datos creadas con versiones anteriores de Access. Para impedir que el panel de navegación aparezca de manera predeterminada, configure una opción de programa. En los siguientes pasos, se explica cómo se lleva a cabo cada acción.
Para mostrar u ocultar el panel de navegación   
  • Haga clic en el botón situado en la esquina superior derecha del panel de navegación ( Botón para abrir o cerrar la barra de cambio de tamaño para el panel de navegación en Access ), o presione F11.

Impedir que el panel de navegación aparezca de manera predeterminada

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.
    Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.
  2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.
  3. Bajo Navegación, desactive la casilla de verificación Mostrar panel de navegación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Para obtener más información sobre el panel de navegación, vea el artículo sobre cómo Usar y organizar objetos de base de datos en el panel de navegación.

Documentos con fichas

En Office Access 2007, se pueden mostrar los objetos de la base de datos en documentos con fichas en vez de ventanas superpuestas. Para el uso interactivo diario, puede que prefiera la interfaz de documentos con fichas. Para habilitar o deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones de Access (vea Mostrar u ocultar fichas de documentos, más adelante en este artículo). Sin embargo, si cambia la configuración de los documentos con fichas, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que la nueva configuración surta efecto.
Objeto con fichas de Access 2007

Mostrar u ocultar fichas de documentos

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.
    Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.
  2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.
  3. En la sección Opciones de aplicación, bajo Opciones de la ventana de documentos, seleccione Documentos con fichas.
  4. Active o desactive la casilla de verificación Mostrar fichas de documento. Al desactivar la casilla de verificación, se desactivan las fichas de documento.
  5. Haga clic en Aceptar.
    NOTAS: 
    • El valor de Mostrar fichas de documento debe configurarse independientemente para cada base de datos.
    • Tras modificar la configuración de Mostrar fichas de documento, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que el cambio surta efecto.
    • Las nuevas bases de datos creadas con Access 2007 o Access 2010 muestran las fichas de documento de manera predeterminada.
    • Las bases de datos creadas con una versión anterior de Access utilizan ventanas superpuestas de forma predeterminada.

Barra de estado

Al igual que en las versiones anteriores de Access, en Access 2010 se puede mostrar una barra de estado en la parte inferior de la ventana. Este elemento estándar de la interfaz de usuario sigue siendo el lugar donde aparecen los mensajes de estado, las sugerencias de propiedades, los indicadores de progreso, etc. En Access 2010, la barra de estado desempeña asimismo dos funciones estándar que también se ven en la barra de estado de otros programas de Office 2010: el cambio de vista o ventana y el zoom.
Los controles disponibles en la barra de estado permiten cambiar la ventana activa entre una de las vistas disponibles. Si se visualiza un objeto que admita un zoom variable, se puede ajustar el nivel de zoom para ampliar o alejar mediante el control deslizante en la barra de estado.
La barra de estado se puede habilitar o deshabilitar en el cuadro de diálogo Opciones de Access.

Mostrar u ocultar la barra de estado

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.
    Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.
  2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.
  3. Bajo Opciones de aplicación, active o desactive la casilla de verificación Mostrar barra de estado. Al desactivar la casilla de verificación, se desactiva la visualización de la barra de estado.
  4. Haga clic en Aceptar.

minibarra de herramientas

En las versiones anteriores a Access 2007, la aplicación de formato a texto requería a menudo el uso de un menú o la visualización de la barra de herramientas Formato. En Access 2010, se puede aplicar formato a texto con mayor facilidad mediante la minibarra de herramientas. Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece automáticamente encima del texto seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse a la minibarra de herramientas, ésta se intensifica gradualmente y se puede usar para aplicar negrita, cursiva, tamaño de fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de herramientas, ésta se atenúa gradualmente. Si no desea usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una selección de texto, aleje el puntero unos píxeles y la minibarra de herramientas desaparecerá.
Minibarra de herramientas

Dar formato a texto mediante la minibarra de herramientas

  1. Seleccione el texto al que desee aplicar formato.
    La minibarra de herramientas aparece de manera transparente encima del texto.
  2. Aplique formato utilizando la minibarra de herramientas.


Obtener ayuda

Si tiene alguna pregunta, puede obtener ayuda presionando F1 o haciendo clic en el signo de interrogación situado en el lado derecho de la cinta de opciones.
Punto de entrada de la Ayuda
También puede obtener ayuda desde la vista Backstage:
  • Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Ayuda.